Rynek spotkań stanowi środowisko biznesowe o wysokiej wrażliwości na zmiany zachodzące w gospodarce światowej. Dla miast i regionów zainteresowanych jego rozwojem oznacza to potrzebę bieżącego monitoringu potrzeb i zachowań nabywczych organizatorów wydarzeń.

Analiza opracowań oraz raportów branżowych pozwoliła wyodrębnić grupę czynników, które aktualnie wskazywane są przez planistów jako kluczowe w procesie organizacji spotkań i wydarzeń biznesowych (motywacyjnych, korporacyjnych oraz stowarzyszeniowych; targi nie zostały uwzględnione w tym przypadku ze względu na odmienny proces organizacji, niezwiązany z procesem przetargowym, tzw. biddingiem). Należą do nich:

• założenia budżetowe organizatora,
• poziom cen w danym regionie/mieście,
• stosunek ceny do jakości,
• dostępność (w wymiarach: połączeń transportowych, wolnych terminów w kalendarzu wydarzeń wybranej lokalizacji, infrastruktury przystosowanej do potrzeb rynku spotkań),
• możliwości kreacji i dostarczania wrażeń/doświadczeń,
• indywidualny charakter destynacji (szeroko rozumiana kultura lokalna i tradycje – milieu),
• poziom bezpieczeństwa,
• wsparcie oferowane przez convention bureaux,
• rosnące znaczenie regionalnych klastrów i specjalizacji gospodarczych,
• umacniająca się rola miast drugiego wyboru.

Wśród wymienionych czynników warto zwrócić uwagę na cztery ostatnie: poziom bezpieczeństwa, wsparcie oferowane przez convention bureaux, rosnące znaczenie klastrów i specjalizacji gospodarczych oraz umacniającą się rolę miast drugiego wyboru.

Poziom bezpieczeństwa i wsparcie oferowane przez convention bureaux są coraz częściej podkreślane przez specjalistów zajmujących się planowaniem i organizacją wydarzeń. W najnowszym raporcie „The CVB & the Future of the Meetings Industry 2018”, wydanym przez Destinations International & Miles Partnership, ponad 50% badanych planistów (niezależnych, korporacyjnych i stowarzyszeniowych) uznało funkcjonowanie convention bureaux za bardzo ważne dla rozwoju branży, a 75% zadeklarowało korzystanie z usług oferowanych przez te jednostki (na różnych etapach organizacji spotkań). Prezentowane czynniki decydują również o miarach sukcesu wydarzeń, określanych przez planistów jako frekwencja i poziom satysfakcji uczestników z udziału w spotkaniach. Umacniająca się rola miast drugiego wyboru związana jest natomiast ze zmianami zachodzącymi w procesie wyboru destynacji. Czołowe lokalizacje międzynarodowego rynku spotkań mierzą się z przepełnionymi kalendarzami wydarzeń, co wpływa na obniżenie dostępności infrastrukturalnej, cenowej i czasowej destynacji. Z tego powodu planiści zaczynają zwracać uwagę na obszary specjalizacji gospodarczej, klastry i działalność firm konkretnego sektora w potencjalnym regionie goszczącym. W ten sposób zauważane zostają miasta drugiego wyboru, które mogą zaoferować atrakcyjną ofertę alternatywną dla organizatorów wydarzeń.

Więcej: Raport Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce 2019 Poland Convention Bureau