Piotr Zmyślony, Natalia Latuszek

Nie ma przesady w stwierdzeniu, że spotkania są kwintesencją miastotwórczości. Potrzeba regularnych spotkań celebracyjnych, narad, zabaw i pracy była pierwotnym impulsem do powstawania miast i dalej kształtowała ich rozwój. W Powszechnej historii miasta Joel Kotkin wskazuje trzy główne czynniki, które prowadziły do zakładania miast: kult religijny, rozwój handlu oraz zapewnienie bezpieczeństwa. Wszystkie te działania wymagały zorganizowanych spotkań, opartych na wymianie informacji, doświadczeń i emocji. Intensywne interakcje oraz relacje społeczne wynikające z tych spotkań stymulują kreatywność i innowacje, czyniąc z miast centra kultury, sztuki i idei.

Spotkania napędzają decyzje i działania ludzi

Potrzeba spotkań napędza miasta. Miasta napędzają świat. Dlatego dobrze rozwinięta infrastruktura oraz profesjonalna wiedza na temat planowania, organizacji i promocji spotkań i wydarzeń stanowią cenny zasób stanowiący przewagę konkurencyjną miasta. Pandemia tylko potwierdziła, że spotkania online nie zastąpią pełnowartościowych, bezpośrednich kontaktów. Dlatego władze miast, dążąc do rozwoju, coraz bardziej inwestują w branżę spotkań i promują swoje miasta jako miejsca atrakcyjne dla różnorodnych wydarzeń. Z kolei convention bureaus przyjmują coraz bardziej złożone role.

Spotkania stymulują gospodarkę lokalną

Organizacja konferencji, targów czy festiwali przyciąga uczestników z różnych miejsc, co generuje przychody dla lokalnych firm, hoteli, restauracji i innych przedsiębiorstw. Inwestycje w infrastrukturę spotkań zwiększają prestiż miast jako miejsc organizacji ważnych wydarzeń. Organizacja mniejszych wydarzeń biznesowych, sportowych i kulturalnych, wspiera rozwój kultury i sztuki w społeczności miejskiej. Ponadto, organizacja mniejszych wydarzeń wspiera rozwój kultury i sztuki w społeczności lokalnej, przyciągając zarówno artystów, jak i miłośników sztuki.

Spotkania tworzą międzymiejskie sieci biznesowe

Zlokalizowane w miastach firmy wyspecjalizowane w świadczeniu usług biznesowych muszą zapewniać sobie dostęp do najlepszej, najszybszej i najbardziej wiarygodnej informacji rynkowej oraz utrzymywać relacje sieciowe z dostawcami i partnerami zlokalizowanymi w innych miastach na całym świecie, aby zapewniać swoim klientom usługi i ekspertyzy. Zasięg ich sieci ma charakter globalny, jednak ich oddziały zlokalizowane są tylko w miastach, gdzie koncentrują się funkcje zarządcze. W ten sposób, rozwijając swoje międzymiejskie relacje międzyoddziałowe, tworzą ponadnarodową sieć. Te sieci biznesowe stają się podwaliną do ponadnarodowej sieci samych miast, a same są tworzone poprzez spotkania.

Spotkania internacjonalizują miasta

Nie eliminowanie się na arenie światowej konkurencji, a wzajemność oparta na relacjach współpracy stanowią siłę miast. Branża spotkań stanowi sferę budującą te relacje, jest także narzędziem specjalizacji oraz strategii rozwojowych miast na arenie międzynarodowej. Liczba i znaczenie spotkań i wydarzeń są pochodną realnego lub aspiracyjnego znaczenia miast. Współczesną rolą convention bureau jest dążenie do umiędzynarodawiania miast, czyli wzmacniania ich roli i rangi w systemie globalnej gospodarki. Dlatego, jak zauważył Peter Hall, branża spotkań jest jedną z najszybciej rozwijających się funkcji miast światowych, co często nie jest widoczne i doceniane .

Związek branży spotkań z międzynarodową rangą miasta potwierdza zestawienie rankingów liczby spotkań międzynarodowych stowarzyszeń publikowanych przez International Congress and Convention Association oraz Union of International Associations z rankingami miast tworzonymi przez Globalization and World Cities Research Network czy Global Cities Index według A.T. Kearney . Wynika z nich, że ogromna liczba spotkań o randze międzynarodowej jest organizowana właśnie w miastach uznawanych za globalne jak Paryż, Londyn, Singapur, Madryt, Bruksela, Taipei. Dodatkowo, wiele miast takich jak Wiedeń, Lizbona, Praga, Kopenhaga, Barcelona czy Berlin stało się ważnymi węzłami w globalnej sieci miast budując swoją markę jako światowe centra spotkań i wydarzeń.

Spotkania są miernikiem rangi miast

Stanowią doskonałe narzędzie identyfikacji potencjału miasta oraz określenia luk i przewag konkurencyjnych. Już na etapie procesu ubiegania się o miano gospodarza wydarzenia, weryfikują stopień rozwoju miast oraz jakość poszczególnych elementów miejskiej oferty. Tym samym wskazują obszary wymagające poprawy oraz te, które stanowią źródło przewagi konkurencyjnej w międzynarodowej rywalizacji. Najpełniejszą informacją o powyższych kwestiach dysponuje miejskie convention bureau, ze względu na aktywny udział w przygotowaniu oferty (bidbook) w większości, jeśli nie we wszystkich procesach wyłaniania gospodarza spotkania międzynarodowego, w których bierze udział określona lokalizacja.

Spotkania kształtują tożsamość miast

Wydarzenia naukowe i edukacyjne, a także seminaria i konferencje wspierają wymianę wiedzy, naukowy rozwój oraz budowanie relacji biznesowych i zawodowych. W ten sposób wpływają na rozwój społeczny i gospodarczy miasta. Wydarzenia tematyczne i specjalne, takie jak branżowe konferencje, festiwale gastronomiczne czy historyczne, pomagają w kształtowaniu tożsamości danego miasta. Pracownicy skutecznych convention bureau rozpoznają specjalizacje biznesowe oraz tożsamości kulturowej miasta, aby tworzyć miejskie portofolio dopasowanych do nich spotkań i wydarzeń. Spójna kompozycja spotkań generuje jak najwyższą wartość miastotwórczą i podkreśla unikalne cechy miasta.

Spotkania budują kompleksowość gospodarczą miast

Spotkania wytwarzają, przetwarzają, weryfikują, wzmacniają i kumulują produktywną wiedzę, która może być wykorzystana w coraz bardziej innowacyjnych i złożonych gałęziach gospodarki miejskiej. W ten sposób składają się na kompleksowość gospodarczą, wskazywaną przez Cesara Hidalgo oraz Ricardo Hausmanna za najbardziej elastyczną, trwałą i przyszłościową podstawę rozwoju gospodarczego.

Spotkania wspierają zrównoważony i długotrwały rozwój miast

Różniące się pod względem wielkości, zasięgu czy tematyki wydarzenia stanowią szansę dla mniejszych miast oraz uzupełnienie funkcji dużych aglomeracji. Tym bardziej, że wydatki uczestników to dopiero wierzchołek góry lodowej wpływu spotkania na miasto, zgodnie z opinią C. Foley, D. Edwards i K. Weber. Autorki w swojej książce „Business Event Legacies” podejmują problematykę dziedzictwa (legacy) wydarzeń biznesowych, które wykracza daleko poza ostatni punkt programu określonego spotkania. Wyraża się w długofalowej ekonomicznej i pozaekonomicznej zmianie, która dokonuje się w mieście na skutek organizacji wydarzenia. Wspieraniem tych procesów zajmują się convention bureaux, które wychodzą naprzeciw organizatorom spotkań i proponują im różnorodne inicjatywy, które przyczynią się do maksymalizacji pozytywnych efektów wydarzeń.

W Polsce taką ścieżkę obrało Kraków Convention Bureau, które podążyło śladem Kopenhagi czy Glasgow i stworzyło własny Bank Projektów Legacy. Podobne przedsięwzięcia wspiera kampania The Iceberg. Legacies of business and professional events, realizowana przez Joint Meetings Industry Council. Dbałość o spuściznę spotkań wyraża się jednak nie tylko w zapewnieniu dodatkowych punktów programu, lecz także w sposobie planowania i organizacji wydarzenia. Realizacja celów rozwoju zrównoważonego (SDG) staje się stopniowo standardem działania, a opracowania branżowe jak The Ultimate Guide to Planning Sustainable Meetings podpowiadają, jak uczynić spotkania jeszcze bardziej przyjaznymi gospodarce, społeczeństwu i środowisku naturalnemu.

Powyższy tekst stanowi dłuższą wersję opracowania opublikowanego w raporcie Poland Events Impact, Raport Wpływ ekonomiczny przemysłu spotkań na gospodarkę Polski, red. Krzysztof Celuch, Szkoła Główna Turystyki i Hotelarstwa Vistula w Warszawie.

Photo by Alexandre Pellaes on Unsplash