W piątek, 22 marca zakończyła się siódma edycja Meetings Week Poland, cyklicznego wydarzenia polskiej branży spotkań. W jego ramach odbyła się także kolejna konferencja Poland Meetings Destination, podczas której mówiono miedzy innymi o wartości dodanej partnerstw międzysektorowych na rynku spotkań.

Potencjał integracji

Różnorodność szansą na rozwój, rozwój korzyścią z partnerstwa – tak ująć można główny przekaz prezentacji Partnerstwo czy sponsoring – wystawy towarzyszące kongresom a strategia komunikacyjna wystawców, przeprowadzonej przez profesora Henryka Mruka z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Różnorodność trafnie oddaje motywację zawierania i charakter ewolucji partnerstwa, czyli układu, w którym spotykają się strony o początkowo odmiennych interesach. W wyniku negocjacji dochodzi do wyznaczenia wspólnych pól działania, jakie pozwalają stworzyć zintegrowany potencjał porozumienia. To z kolei umożliwia kreowanie wartości dodanej – w formie nowej usługi, produktu lub działań wizerunkowych. W ten sposób organizacja wydarzeń hybrydowych – kongresów z towarzyszącymi im targami – przyczynia się do uzyskania efektu synergii marek.

Wystąpienie stanowiło wprowadzenie do późniejszego panelu Siła synergii na rynku kongresów – partnerstwa formalne i nieformalne, moderowanego przez Paulę Fanderowską (zastępcę dyrektora Krakowskiego Biura Festiwalowego ds. Centrum Kongresowego ICE Kraków). Czy istnieją już standardy i jakie modele partnerstwa wykorzystywane są przez branżę spotkań w Polsce? Na te i inne pytania odpowiedzi starało się udzielić grono zaproszonych praktyków: Katarzyna Cioch (obecnie Grupa Uczelni Vistula, w latach 2016-2018 dyrektor zarządzająca Polskiego Towarzystwa Chirurgii Naczyniowej), Aneta Książek (kierownik Poland Convention Bureau), Urszula Wieja (reprezentująca firmę Adamed Pharma) oraz Ireneusz Węgłowski (wiceprezes Zarządu Orbis SA, prezes Izby Gospodarczej Hotelarstwa Polskiego – IGHP).

Praktyki międzysektorowe na rynku spotkań w Polsce

Partnerstwa międzysektorowe angażują przedstawicieli sektora prywatnego, publicznego oraz organizacji pozarządowych. Zgromadzeni paneliści zgodni byli, że najlepsze efekty przynoszą przedsięwzięcia łączone, chociaż wyzwanie stanowi pogodzenie różnych realiów funkcjonowania firm, stowarzyszeń i samorządów lokalnych. Dobrymi praktykami w tym zakresie podzieliły się Katarzyna Cioch oraz Urszula Wieja, przedstawiając zakończony już projekt Polskiego Towarzystwa Chirurgii Naczyniowej (PTChN) i Grupy Adamed. Jakie czynniki przyczyniły się do pomyślnej realizacji wspólnych założeń towarzystwa naukowego i korporacji? Elastyczność, wprowadzenie metod komunikacji biznesowej oraz dopasowanie strategiczne w dłuższym horyzoncie czasowym. Elastyczność przejawiła się w zmianie postrzegania przedsiębiorstw przez stowarzyszenie jedynie w roli sponsorów krótkoterminowych. Z drugiej strony, firma Adamed uwzględnia w swoich działaniach aspekt społecznej odpowiedzialności biznesu, wspierając rozwój nauki, edukację pacjentów oraz aktywizację seniorów.  Takie podejście otworzyło drzwi do przeprowadzenia kampanii społecznej „Życie tętni otwartymi naczyniami” w latach 2016-2018. Akcja miała wymiar praktyczny, który znalazł zastosowanie dla prac naukowo-rozwojowych. Jednym z elementów kampanii była organizacja mobilnej poradni, oferującej bezpłatne konsultacje specjalistyczne. W Lublinie, Bydgoszczy, Poznaniu, Warszawie i Białymstoku skorzystało z niej łącznie 1000 osób, dzięki czemu zebrano obszerny materiał badawczy.

Przykład Polskiego Towarzystwa Chirurgii Naczyniowej i Grupy Adamed pozwolił spojrzeć na zagadnienie budowy partnerstw z perspektywy mikro, tj. poszczególnych organizacji. W dyskusji jednak znalazło się też miejsce na spojrzenie makro – przez pryzmat destynacji krajowej. O doświadczeniach Poland Convention Bureau na tym polu opowiedziała Aneta Książek. Jednostki convention bureaus (cbs), reprezentujące destynację, z założenia powinny dążyć do integracji oferty rynku spotkań – tworzenia partnerstw z lokalnymi interesariuszami. W praktyce narodowego convention bureau w Polsce przekłada się to na działania promocyjne z poszczególnymi miastami (np. organizację wspólnych stoisk na targach branżowych), współpracę przy zbieraniu danych do raportów rynkowych, coroczne spotkania z regionalnymi cbs, wspólne ofertowanie o prawa do goszczenia wydarzeń biznesowych. Warto także zwrócić uwagę na zewnętrzne działania relacyjne Poland Convention Bureau na międzynarodowym rynku spotkań. Jednym z nich, należących w dalszym ciągu do rozwiązań niestandardowych, jest przynależność od 2014 roku do sojuszu strategicznego narodowych convention bureaus w Europie (The Strategic Alliance of the National Convention Bureaux of Europe). Alians został założony dla zacieśnienia stosunków partnerskich wśród krajowych cbs w Europie, w celu utrzymania pozycji lidera Starego Kontynentu na globalnym rynku spotkań.

Podsumowując: faza wstępna

Wnioski z dyskusji: partnerstwa międzysektorowe na rynku spotkań w Polsce stawiają pierwsze kroki. Obecnie ich wartość ma wymiar głównie promocyjny. Jak podkreślili paneliści wygrać można dużo, ale brakuje kapitału zaufania, potrzebne jest wypracowanie dobrych praktyk i dalsza profesjonalizacja branży. Prognoza na przyszłość jest jasna – yes, we can.

Fot. Monika Dembińska.