Monika Dembińska | 10 lutego 2016 | seminarium

Jak określono w poprzedniej części tego wątku, personel obsługujący wydarzenie służyć może za narzędzie budowania relacji w branży spotkań, tworzenia jakości obsługi oraz źródło pozyskiwania informacji zwrotnej o przebiegu spotkania. Tym razem przybliżone zostaną rozwiązania logistyczne wydarzenia biznesowego, w realizację których zaangażowano pracowników zewnętrznych. Działania te, w ujęciu holistycznym, odpowiadać miały na potrzeby delegatów i tworzyć wartość dodaną spotkania. Za przykład do prezentacji dobrych praktyk posłuży European Wind Energy Conference, poświęcona tematyce energii odnawialnych, która miała miejsce w Warszawie w kwietniu 2010 roku.

Rozwiązania organizacyjne

Wydarzenie, o którym mowa, zorganizowano w oparciu o formułę hybrydy: część główną stanowiła konferencja, uzupełniona o towarzyszącą jej wystawę. Spotkanie zebrało ponad 3000 tysiące delegatów i 220 wystawców, z Polski oraz z zagranicy. Językiem oficjalnym konferencji był język angielski.

Celem stworzenia profesjonalnego wizerunku konferencji, okoliczności do nawiązywania nowych kontaktów z branży i okazania gościnności, delegatom zaoferowano szereg udogodnień. Znalazły się wśród nich:

• autobusy transferowe między centrum konferencyjnym, hotelami uczestników
  i lotniskiem,
• pokój prelegentów (miejsce na briefingi oraz przygotowanie do wystąpień),
• sale spotkań (wynajęte przez firmy na organizację własnych spotkań),
• press room (konferencja prasowe, kontakt z mediami),
• kafejka internetowa i centrum biznesowe (dostęp do Internetu oraz urządzeń IT),
• WiFi (bezpłatne),
• centrum medialne (miejsce dystrybucji materiałów przygotowanych przez uczestników konferencji + strefa siedząca służąca ich lekturze),
• codzienna prasa zagraniczna (bezpłatnie),
• strefa odpoczynku (gdzie serwowano lunch oraz zapraszano na przerwy na kawę),
• lodówki z wodą (regularnie napełnianie w trakcie całego wydarzenia),
• słuchawki z tłumaczeniem symultanicznym (dostępne na sesje dwujęzyczne – z mówcami anglojęzycznymi i polskojęzycznymi).

Poza oficjalnym programem spotkania, miejsce miały także spotkania poboczne: przyjęcia, gale i uroczyste kolacje, wydawane w najważniejszych punktach miasta: na Zamku Królewskim, w Pałacu Kultury i Nauki oraz w murach Politechniki Warszawskiej.

Organizatorzy konferencji stanęli również przed koniecznością zastosowania środków zarządzania kryzysowego. Warunki atmosferyczne (chmura pyłu wulkanicznego nad Europą) przyczyniły się do zamknięcia przestrzeni lotniczej na pięć dni przed datą rozpoczęcia spotkania. Utrudniło to poważnie uczestnikom dotarcie do Warszawy. Dla gości, którzy nie zdołali przybyć na wydarzenie, zaproponowano następujące rozwiązania:

• możliwość uczestnictwa i wygłoszenia referatów online w czasie rzeczywistym (skorzystało z niej 1400 osób),
• aktualizacja oraz informowanie na bieżąco o przygotowaniach oraz realizacji konferencji ñ mailowo oraz przez witrynę internetową,
• dla wystawców zatrudniono dodatkowych pracowników obsługi, którzy obecni byli na stoiskach, zbierali wizytówki, spisywali pytania i rozpowszechniali materiały promocyjne,
• ponadto uczestnikom spotkania zaoferowano usługi turystyczne, pomocne przy ustalaniu drogi powrotnej. Zarejestrowano wszystkie sesje wideo i włączono je do materiałów konferencyjnych. Delegaci, którzy nie przybyli na miejsce otrzymali pakiety konferencyjne pocztą.

Obsługa konferencji

Do realizacji konferencji zatrudniono grupę 70 pracowników tymczasowych. Osoby te charakteryzowała wysoka kultura osobista, pogodne usposobienie, znajomość języków obcych, w tym perfekcyjna języka angielskiego, doświadczenie w pracy z klientem zagranicznym, umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach i wiedza na temat zagadnień związanych z techniczną
i medialną obsługą konferencji.

W przeddzień wydarzenia personel przeszedł szkolenie w centrum konferencyjnym. Obejmowało ono zapoznanie pracowników z zadaniami obowiązującymi na danym stanowisku, zagospodarowaniem przestrzennym centrum, celami konferencji, wymaganiami ogólnymi wobec pracowników obsługi oraz systemem komunikacji.

Dwa razy dziennie odbywano briefingi: rano, przed rozpoczęciem pracy oraz wieczorem, krótko po jej zakończeniu.

Pracownicy obsługi odpowiedzialni byli za zaplecze techniczno-logistyczne konferencji. Przełożyło się to na realizację poniższych zadań:

• tłumaczeń,
• rejestracji międzynarodowych gości,
• moderowania przebiegu sesji,
• udzielania wszelkich informacji,
• sterowania ruchem po terenie centrum konferencyjnego,
• obsługę centrum medialnego,
• dystrybucję materiałów informacyjnych,
• obsługę cateringową,
• obsługę kontroli czasu i kolejności przemówień,
• koordynację przebiegu całości działań w języku polskim i angielskim w centrum konferencyjnym.

System zarządzania personelem, dokładny podział obowiązków, jak i dodatkowe czynniki, które przyczyniły się do sukcesu wydarzenia przedstawione będą w kolejnym poście.

---

Źródła: materiały udostępnione pracownikom obsługi konferencji.

Grafika: Piktochart.com.

Fotografie: EWEC hostess helps a visitor find his way around the exhibition; Visitors to the poster exhibition at EWEC by EWEC 2010: Press corner.