Natalia Piechota | 14 kwietnia 2016

Informacje o tym, jak przebiega proces decyzyjny w przypadku organizacji wydarzeń biznesowych i ich pozyskiwania przez miasta, są z perspektywy naukowców swego rodzaju „wiedzą tajemną”, zarezerwowaną dla praktyków. W niewielu publikacjach naukowych opisano poszczególne etapy wyboru określonego miejsca, a rąbka tajemnicy uchylają dopiero raporty dotyczące branży spotkań, opublikowane przez UNWTO i ICCA. Zagłębiając się nieco w temat, przekonamy się, że najczęściej uwaga autorów różnych opracowań koncentruje się na spotkaniach, natomiast proces decyzyjny będzie prawdopodobnie przebiegał inaczej nie tylko dla każdego rodzaju wydarzeń, ale też chociażby ze względu na odmienny charakter zleceniodawców (stowarzyszeń, korporacji itd.). I bądź tu naukowcu mądry i wyprowadź ogólne wnioski…

Panowie Ritchie i Crouch, znani już z wpisu na temat kryteriów wyboru lokalizacji eventu, stwierdzili, że omawiany proces decyzyjny dla spotkań stowarzyszeń można najogólniej przedstawić za pomocą pięciu głównych etapów, do których należą:

1. Planowanie
2. Analiza i rekomendacja miejsc
3. Decyzja
4. Organizacja spotkania
5. Ocena po spotkaniu

Wyodrębnienie takich kroków wydaje się dość oczywiste i uniwersalne. W pierwszej kolejności trzeba ustalić, jaki cel będzie przyświecał wydarzeniu, kiedy powinno się odbyć i jakim budżetem dysponują organizatorzy. O tym, jak będą kształtowały się te i inne elementy związane z przygotowaniem spotkania, decyduje charakterystyka określonego stowarzyszenia – jego wielkość, zasięg czy główny przedmiot działalności. Podczas tej fazy powstaje też lista kryteriów, jakie powinno spełniać miejsce organizacji wydarzenia. Dysponując taką listą można przystąpić do drugiego etapu, czyli gromadzenia informacji o różnych lokalizacja, ich analizy pod kątem opracowanych kryteriów, prowadzącej do rekomendacji miast spełniających podane warunki. Wiedza o poszczególnych lokalizacjach uzupełniana jest o kolejne detale, ograniczając stopniowo listę potencjalnych kandydatów. Tzw. krótka lista, obejmująca najlepszych z najlepszych, trafia do decydentów, którzy dokonują ostatecznego wyboru. Dopracowywane są niezbędne szczegóły, spotkanie zostaje zorganizowane, a następnie poddane ewaluacji, determinując równocześnie przebieg kolejnych procesów decyzyjnych.

Tak przedstawiony proces decyzyjny pewnie można zastosować również dla innych typów wydarzeń, zdecydowanie brakuje mu jednak większego uszczegółowienia, które pozwoliłoby na wskazanie ewentualnych różnic między poszczególnymi rodzajami eventów, organizatorów, odbiorców itp. Konkretem, wynikającym z koncentracji na stowarzyszeniach, jest jednak wyodrębnienie kryteriów wyboru lokalizacji, czynników determinujących proces planowania oraz wyodrębnienie, jakie wymogi będą kluczowe dla różnych stowarzyszeń. Nie zostały jednak uwzględnione indywidualne preferencje oraz uprzedzenia decydentów, które wg ICCA odgrywają dużą rolę w wyborze miejsca. Ponadto rola miasta sprowadzona jest przez Croucha i Ritchiego głównie do dostarczania informacji, a właściwie zupełnie pomijają oni kwestię decyzji o udziale w spotkaniu przez potencjalnych uczestników (podejmowaną choćby przez Oppermanna i Chona). Temat wymaga więc dalszych naukowych poszukiwań…

Więcej na temat:

Crouch, G.I., Ritchie, J.R.B. (1998). Convention Site Selection Research: A review, conceptual model, and propositional framework, Journal of Convention & Exhibition Management, 1(1), s. 49–69.

ICCA (2009). International association meetings: bidding and decision-making. Amsterdam.

Oppermann, M., Chon, K-S. (1997). Convention participation decision-making process, Annals of Tourism Research, 24(1), s. 179–191.