Trwa  jubileuszowa (piąta) edycja cyklu wydarzeń Meetings Week Poland, którą tradycyjnie rozpoczęła konferencja poświęcona rozwojowi branży spotkań w Polsce: Poland – Meetings Destination. Jej tematem przewodnim było pytanie: Dokąd zmierza polski przemysł spotkań? Po wysłuchaniu wczorajszych wystąpień i dyskusji mam poczucie, że w dalszym ciągu nie do końca wiadomo…

Ważnym punktem programu była premiera raportu Poland Meetings Impact, który po raz pierwszy precyzyjnie określa znaczenie branży spotkań dla krajowej gospodarki. Wzorem badań zrealizowanych już m.in. w Australii, USA czy Wielkiej Brytanii obliczono, że szacowany wkład branży spotkań do polskiej gospodarki wynosi 1% PKB, generując wartość dodaną brutto w wysokości prawie 12 mld zł oraz 171 tys. miejsc pracy. Więcej informacji o projekcie oraz pełny raport można pozyskać ze strony polandmeetingsimpact.pl Realizacja takiego badania jest ważna po pierwsze ze względu na fakt, że wreszcie ogólne argumenty podkreślające znaczenie tego sektora można poprzeć konkretnymi liczbami, a po drugie – ponieważ przedstawione powyżej wyniki stanowią punkt odniesienia do kolejnych badań i analizy zjawisk zachodzących w następnych latach w polskiej branży spotkań.

Mimo wagi projektu Poland Meetings Impact dla mnie tradycyjnie najważniejszym punktem tegorocznego programu była dyskusja poświęcona convention bureaux (tym bardziej, że pozostałe panele nie wniosły raczej nic nowego, ponieważ kolejny raz omawiano możliwość wprowadzenia opłaty miejscowej, konieczności zwiększenia rozpoznawalności Polski czy potrzeby budowy Warsaw Congress Center). Debatę moderował Krzysztof Celuch (Poland Convention Bureau), a wzięli w niej udział: Mateusz Czerwiński (Warsaw Convention Bureau), Jan Mazurczak (Poznań Convention Bureau), Małgorzata Przygórska-Skowron (Kraków Convention Bureau),
Angeles Moreno Vallejo (MD The Creative dots, President MPI Spain Chapter) oraz Łukasz Wysocki (Gdańsk Convention Bureau). Dyskusję poprzedziła prezentacja Angeles Moreno Vallejo dotycząca roli współpracy między convention bureau a destination management company, która w dużym stopniu, zdaniem prelegentki, wiąże się z przekonywaniem innych podmiotów, że promocja turystyczna (w zakresie turystyki wypoczynkowej i biznesowej) stanowi inwestycję w rozwój regionu, a także z „dostarczaniem obietnicy” i zwiększaniem zaangażowania klientów.

Wspomniana obietnica była punktem wyjścia do dyskusji. Zastanawiając się nad pytaniem, co obiecują convention bureaux (CBs), należy przede wszystkim stwierdzić, że „to zależy”. Od czego? Głównie od tego, komu składają obietnicę, rozumiejąc to sformułowanie jako to, co mogą zapewnić CBs w ramach swojej działalności i istniejącego potencjału określonego miasta. A komu ją składają? Organizatorom, uważając, aby owe obietnice nie zamieniły się w licytację i daleko idące ustępstwa, by zrobić więcej za mniej. Komu? Także władzom miasta i przedstawicielom branży spotkań, którzy są głównymi interesariuszami CB i po ich działalności spodziewają się określonych efektów. W obu przypadkach konieczne jest zestawienie oczekiwań partnerów CB z tym, co faktycznie mogą im zaoferować.

Następnie zastanawiano się nad wyzwaniami, jakim muszą sprostać poszczególne miasta: Kraków ze stale rosnącą liczbą turystów i wzrostem cen noclegów, Poznań z naturalnie słabszym rokiem w stosunku do poprzedniego okresu obfitującego w duże kongresy, a Warszawa ze znalezieniem złotego środka w pozyskiwaniu bardzo dużych i znacznie mniejszych wydarzeń. Największa dyskusja rozgorzała jednak po pytaniu, czy CBs powinny aktywnie sprzedawać (miasto | kompleksowy miejski produkt branży spotkań)? Dyskutanci byli raczej zgodni, że tak, ponieważ działalność CB jest rozliczana własnie z wygranych wydarzeń, liczby przyciągniętych uczestników, wygenerowanych efektów ekonomicznych itp. Podstawowy problem polega jednak na określeniu, co w tym przypadku znaczny sprzedaż – czy wyłącznie sprzedawanie oferty innych (pełniąc funkcję przedstawiciela handlowego miasta i lokalnej branży), czy też dostarczanie pewnych usług (analogicznie do touroperatora komponując produkt dla określonego organizatora z dostępnych w mieście elementów – ofert innych podmiotów, a tym samym wchodząc częściowo w rolę PCO). Najbardziej zasadna wydaje się pierwsza opcja. CB nie ma zasobów, żeby samodzielnie podjąć się organizacji spotkania, natomiast posiada kompetencje, umożliwiające podjęcie działań, które nie są dostępne dla innych podmiotów np. w zakresie promocji miasta czy współpracy z władzami miasta. Z kolei CB może i powinno „łączyć” organizatora z lokalnymi dostawcami o ofercie najbliższej jego oczekiwaniom, ale przede wszystkim na podstawie rekomendacji sprawdzonych podmiotów, a nie angażowania się w organizację wydarzenia. Tym bardziej, że przedstawiciele stowarzyszeń mogą wykorzystywać sytuację i zgłaszać się do CB, które udzieli wsparcia bezpłatnie, a nie do PCO, które wpierw wyceniłoby swoją usługę. Zasada działania jako przedstawiciel powinna być więc wspólna dla wszystkich CBs, ale do każdego CB należy ustalenie granicy stopnia zaangażowania, zależnej od własnych możliwości i aspiracji.

Fot. Natalia Piechota