Wiele uwagi poświęciłam we wcześniejszych wpisach definicjom i rolom convention bureau (znajdziesz je tutaj i tutaj), i choć to ważne kwestie to nie miałyby większego znaczenia bez odpowiedzi na pytanie: po co w ogóle miastom potrzebne są convention bureaux? Można by ten wpis zakończyć pewnie dość częstym stwierdzeniem „bo inne miasta mają”, ale to byłoby zdecydowanie uproszczone i niepełne rozwiązanie sprawy. Poza tym, wciąż otwarta byłaby kwestia, dlaczego  pierwsze miasta zdecydowały się na powołanie do życia powyższych instytucji.

Chyba najprostszym wyjaśnieniem jest to, że convention bureau może ograniczać koszty transakcyjne. Mówiąc o kosztach myśli się przeważnie o pewnych policzalnych wartościach wyrażonych w złotówkach lub dowolnej innej walucie np. kosztach materiałów, kosztach wynagrodzeń itp. Tymczasem zapomina się o kwestiach trudnowymiernych związanych np. z tym, że robimy coś po raz pierwszy i potrzebujemy czasu, żeby dojść do wprawy. Albo nie mamy wiedzy na jakiś temat i musimy znaleźć informacje, które go nam przybliżą, oceniając równocześnie, czy źródła, z których korzystamy są wiarygodne. Albo decydujemy się na współpracę z nowym partnerem i musimy ocenić, w jakim stopniu możemy mu zaufać. Z takimi problemami mierzą się też przedsiębiorcy i inne podmioty, a wszelkie koszty, jakie ponoszą w związku z zawarciem transakcji określa się jako koszty transakcyjne.

Koszty transakcyjne występują również w branży spotkań, tym bardziej, że organizacja wydarzenia wymaga współpracy bardzo wielu podmiotów, aby mogło się ono odbyć. Koszty transakcyjne w przypadku tego sektora można zdefiniować jako wszelkie koszty ponoszone, aby doprowadzić do zorganizowania spotkania w określonym miejscu. Pojawiają się więc w relacjach między:

1. organizatorem wydarzenia a przedsiębiorcami z lokalnej branży spotkań,
2. organizatorem wydarzenia a władzami miasta,
3. lokalnymi przedsiębiorcami a władzami miasta,
4. lokalnymi przedsiębiorcami z branży spotkań w danym mieście.

Gdzie zatem jest miejsce convention bureau? W samym środku! A to dlatego, że może wpływać na kształtowanie każdej z powyższych relacji i oddziaływać na pojawiające się w nich koszty transakcyjne.

Dla organizatora spotkania convention bureau stanowi wiarygodne źródło informacji o mieście i lokalnych kontrahentach. Przedstawia kompleksową, personalizowaną ofertę danej lokalizacji zamiast zlepka ofert pojedynczych podmiotów. Jest łącznikiem z władzami miasta i wsparciem w dotarciu do potencjalnych uczestników wydarzenia. Dlatego organizator nie musi samodzielnie szukać i weryfikować informacji o danym miejscu oraz kontaktować się i negocjować z lokalnymi podmiotami.

Dla przedsiębiorstw tworzących lokalną branżę spotkań convention bureau jest ich przedstawicielem zarówno przed organizatorem, i przed władzami miasta, lobbując na rzecz tego sektora. Kieruje do przedsiębiorców zapytania organizatorów oraz samodzielnie poszukuje reguest for proposals, zapewniając klientów. Koordynuje współpracę podmiotów prywatnych i publicznych tworzących ofertę miasta. Organizuje wizyty studyjne, site inspections, prowadzi badania rynku i zajmuje się szeregiem innych spraw, które dla jednego przedsiębiorstwa byłyby mało opłacalne i/ lub trudne w realizacji.

Dla władz miasta convention bureau jest podmiotem, który przybliża specyfikę branży spotkań i reprezentuje miasto w procesie ubiegania się o organizację wydarzenia, dbając równocześnie, aby promocja miasta była spójna z jego wizerunkiem. Convention bureau zapewnia także szersze spojrzenie na branżę spotkań uwzględniając potrzeby różnych grup interesariuszy i przyczyniając się maksymalizacji pozytywnych efektów zewnętrznych wynikających z jej rozwoju (m.in. poprzez koordynowanie kalendarza imprez w danej lokalizacji).

Podsumowując i stawiając jeszcze raz pytanie: po co miastom potrzebne są convention bureaux? Po to, żeby skuteczniej pozyskiwać wydarzenia do określonej lokalizacji, doprowadzając równocześnie do rozwoju społeczno-gospodarczego dzięki ich organizacji. Kluczem jest to, że convention bureau realizuje zadania, których prawdopodobnie nie podjąłby się żaden podmiot, a dla każdej ze stron (organizatora, lokalnych przedsiębiorców i władz miasta) jest wiarygodnym źródłem informacji i swego rodzaju gwarantem we wzajemnych relacjach. Tym samym ogranicza niepewność między partnerami i zdejmuje część obowiązków z ich barków.

 

Więcej na temat:

Piechota, N. (2016). Convention bureau jako instytucja ograniczająca koszty transakcyjne w branży spotkań, Folia Turistica, nr 40, s. 135-150 [PDF].