Natalia Piechota | 11 marca 2015

Przedstawiciel, przywódca czy koordynator? A może wszystko w jednym? Jaką funkcję powinno pełnić convention bureau? W pierwszej kolejności convention bureau kojarzy się z przedstawicielem miasta, który reprezentuje je na międzynarodowym rynku spotkań, ubiegając się równocześnie o organizację co bardziej znaczących i prestiżowych wydarzeń. Powstaje jednak pytanie, czy ich rola sprowadza się do pełnienia tylko tej funkcji?

Traktując convention bureau (CB) jako wyspecjalizowane DMO można napotkać kilka podejść i odpowiedzi na powyższe pytania. A. Morrison, S. Bruen i D. Anderson (1997) wymieniają funkcję przedstawiciela miasta (community marketer) tylko jako jedną z pięciu ról, jakie CB powinno pełnić w regionie. Ponadto, ich zdaniem ta organizacja powinna działać również jako: inicjator rozwoju ekonomicznego (economic driver), koordynator przemysłu spotkań (industry coordinator), przedstawiciel quasi-publiczny (quasi-public representative) oraz jako twórca społecznej dumy (builder of community pride). Funkcje te sprowadzają się zatem przede wszystkim do spotęgowania pozytywnych efektów ekonomicznych związanych z rozwojem turystyki biznesowej (m.in. wzrostem wysokości wydatków turystów biznesowych ponoszonych w mieście, zwiększeniem zatrudnienia czy wpływów z podatków). Przyczyniać się do tego będzie również zapewnienie współpracy w przemyśle spotkań i pełniejsza koordynacja prowadzonych działań, a także skuteczne reprezentowanie interesów tego sektora w relacjach z władzami lokalnymi i innymi podmiotami.

Powyższe podejście jest zgodne z zaproponowanymi przez R. B. Gartella (1988) sześcioma głównymi obszarami działania convention buraux, do których zalicza: (1) tworzenie wizerunku miasta na rynku jako atrakcyjnego miejsca dla odwiedzających i organizacji spotkań; (2) koordynację elementów składowych branży i sektora publicznego; (3) współpracę z organizatorami spotkań; (4) reprezentowanie popytu i podaży; (5) dostarczanie informacji i odpowiadanie na zapytania oraz (6) przewodzenie w branży. Natomiast Y. Wang (2008) wymienia aż dziewięć funkcji CB powiązanych z marketingiem terytorialnym (przedstawionych na rysunku poniżej), ale właściwie wszystkie te zadania można umiejscowić w szerszym kontekście i odnieść je do całokształtu działalności CB.

Moim zdaniem, role CB można sprowadzić do pięciu głównych funkcji:

1. przywódcy,
2. przedstawiciela,
3. twórcy wizerunku,
4. koordynatora,
5. rzecznika.

Pierwsza z nich obejmuje stworzenie wizji rozwoju przemysłu spotkań oraz podejmowanie działań dążących do jej realizacji. Funkcja druga i piąta mogą sprawiać wrażenie powtórzenia tej samej roli. Funkcja przedstawiciela odnosi się jednak do podmiotów spoza regionu np. organizatorów spotkań i przedstawiania im oferty miasta. Natomiast CB jako rzecznik reprezentuje przemysł spotkań przed lokalnymi podmiotami m.in. władzami samorządowymi, pomagając np. w uzyskaniu zezwoleń lub dodatkowych źródeł finansowania. Odpowiada także za działania marketingowe, a tym samym tworzy wizerunek określonego miasta. Ponadto powinno koordynować współpracę podmiotów z przemysłu spotkań, a także spoza niego, w celu przygotowania możliwie najlepszej oferty oraz maksymalizacji korzyści dla całego miasta.

Więcej na temat:

Gartell, R. B. (1988). Destination Marketing for Convention and Visitors Bureaus. Iowa: Kendall/ Hunt Publishing Company.

Morrison, A. M., Bruen, S. M., Anderson, D. J. (1997). Convention and Visitor Bureaus in the USA: A Profile of Bureaus, Bureau Executives, and Budgets. Journal of Travel & Tourism Marketing, 7 (February 2015), s. 1–19.

Wang, Y. (2008). Collaborative destination marketing: Roles and strategies of convention and visitors bureaus. Journal of Vacation Marketing, 14(3), s. 191–209.