Natalia Piechota | 15 marca 2016

Wczoraj rozpoczęła się kolejna edycja Meetings Week Poland, czyli pięciodniowe święto polskiej branży spotkań. Główną ideą cyklu wydarzeń jest podkreślenie znaczenia tego segmentu dla gospodarki oraz umożliwienie wymiany doświadczeń i opinii przedstawicieli różnych grup zaangażowanych w rozwijanie branży spotkań w Polsce. Taki również był cel konferencji Poland – Meetings Destination, rozpoczynająca cały Meetings Week, która w porównaniu do ubiegłorocznej edycji, była skoncentrowania bardziej wokół pomiaru efektów goszczenia spotkań biznesowych.

Temat ten pojawił się już podczas pierwszej dyskusji panelowej, podczas której poszukiwano odpowiedzi na pytanie, czy przemysł spotkań jest niedocenianym sektorem gospodarki. Joanna Jędrzejewska-Debortoli (Dyrektor Departamentu Turystyki w Ministerstwie Sportu i Turystyki) odniosła się do znaczenia branży MICE i danych historycznych, a Krzysztof Celuch (Kierownik Poland Convention Bureau) przedstawił pokrótce, jak na świecie mierzy się wpływ rynku MICE na gospodarkę. Ponadto, zachęcał do włączenia się w inicjatywę badania efektów ekonomicznych w Polsce – Poland Meetings Impact, wykorzystującą metody, zastosowane już z sukcesem w Krakowie. Potrzebę dysponowania wiarygodnymi danymi podkreślała również Żaneta Berus (Prezes EXPO XXI Warszawa) i  Ireneusz Węgłowski (Wiceprezes Orbis S.A.), natomiast więcej na temat aktualnych statystyki mieliśmy dowiedzieć się podczas premiery raportu Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2016, zaplanowanej jako jeden z kolejnych punktów programu konferencji. Przedstawiciele branży wskazali również na konieczność lepszej promocji Polski na międzynarodowym rynku spotkań oraz pełniejszego zrozumienia, czym jest branża spotkań, w szczególności przez polityków.

Kolejny panel był w całości poświęcony obiektom, w których odbywają się spotkania. Debatę poprzedziła prezentacja na temat działalności EXPO XXI w Warszawie, a jednym jej z punktów była lista elementów decydujących o możliwościach pozyskiwania wydarzeń biznesowych, którą mogłam porównać z przygotowaną ostatnio przeze mnie listą czynników, podejmującą ten problem z perspektywy miasta. Dla obiektu liczy się:

• lokalizacja
• zespół ekspertów
• wsparcie miasta
• nowoczesne technologie
• otwarta przestrzeń
• infrastruktura obiektu
• dogodne warunki techniczne
• nośność podłóg i sufitu
• parking
• WiFi

Z kolei podczas dyskusji, w której wzięli udział przedstawiciele EXPO XXI Warszawa, Warsaw Convention Bureau, Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”, Hotel Professionals, Targów Kielce, Lotniska Chopina w Warszawie oraz Centrum Konferencyjnego EXPO Mazury, kładziono nacisk przede wszystkim na potrzebę rozbudowy infrastruktury (inwestycji w produkt), współpracy z lokalnymi konkurentami, żeby rywalizować z innymi miastami oraz na konieczność dostosowania swojej działalności do istniejących uwarunkowań, o czym mówili głównie Andrzej Machoń z Targów Kielce oraz Rafał Rosiejak z Expo Mazury. Ponadto, pojawił się ponownie wątek promocji Polski, ponieważ również w pozyskiwaniu nowych połączeń lotniczych kluczową rolę odgrywa wizerunek określonego miejsca. O ile jednak w przypadku branży spotkań podaż wyprzedza popyt, o tyle w pasażerskim transporcie lotniczym najpierw musi zaistnieć potrzeba ze strony potencjalnych nabywców, a dopiero potem można rozwijać infrastrukturę.

Pomiędzy kolejnymi panelami dyskusyjnymi wystąpił Lennart Johansson, Dyrektor Gothenburg Convention Bureau (GCB) i opowiedział o działalności swojej instytucji. Na co dzień stykają się z podobnymi problemami, co branża spotkań w Polsce, m.in. z nieznajomością miasta wśród zagranicznych gości. Za to jako główny cel swojej pracy postawili sobie wypromowanie Göteborga jako miejsca znakomitego na organizację spotkań według zasad rozwoju zrównoważonego. Bardziej szczegółowe cele opracowują i realizują w ramach aktualnego biznes planu. Podczas swojej prezentacji Lennart Johansson poruszył też istotną kwestię: convention bureau nie tworzy produktu, ale dostarcza go na rynek oraz łączy: biznes, środowisko naukowe, organizacje non-profit, turystów oraz mieszkańców, co stanowi ideę działalności convention bureau trudną do wytłumaczenia nie tylko w Polsce, ale jak się okazuje, również w Szwecji. Ogromna szkoda, że nie przewidziano dyskusji po tym wystąpieniu oraz że frekwencja na sali znacząco zmalała, ponieważ w tym samym czasie została zorganizowana konferencja prasowa, dotycząca premiery raportu Poland Convention Bureau.

Kluczowy punkt programu dla badań nad branżą spotkań (więc dla mnie najbardziej interesujący) to panel trzeci, zatytułowany: Wiarygodne i spójne dane o i dla przemysłu spotkań w Polsce. Co dalej? Rozpoczął się od kolejnej prezentacji Lennarta Johanssona, tym razem poświęconej statystykom branży spotkań z Gothenburga. Po jej wygłoszeniu zasiadł w gronie dyskutantów, w którym znaleźli się przedstawiciele Poland Convention Bureau, convention bureaux z Warszawy i Krakowa, a także Edyta Kowalczyk-Kość z firmy Z-Factor i Piotr Zmyślony z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Mateusz Czerwiński (Dyrektor Warsaw Convention Bureau) trafnie zauważył, że prowadzenie badań statystycznych może mieć charakter:

1. strategiczny, kiedy służą wytyczeniu pewnych ogólnych kierunków działań w obrębie całego kraju lub poszczególnych regionów
2. porównawczy, ponieważ rankingi uzmysławiają, jaki dystans dzieli miasto od jego konkurentów
3. operacyjny / taktyczny, kiedy pozyskane informacje służą convention bureau, ale i przedsiębiorcom z branży spotkań, jako narzędzie kształtowania bieżącej działalności.

Małgorzata Przygórska-Skowron (Kierownik Kraków Convention Bureau) dodała, że często badania stanowią też okazję do kształtowania relacji z przedstawicielami branży, ale równocześnie zaznaczyła, że z reguły trudno ich przekonać do dzielenie się danymi. Według Piotra Zmyślonego, problem ten wynika z faktu, że cele aktywności convention bureaux i przedsiębiorstw są inne (choć bywają zbieżne), dlatego potrzebują różnych informacji – przedsiębiorstwa bieżących danych operacyjnych, umożliwiających realizację codziennych zadań, natomiast convention bureaux oraz ogólniej miasta i regiony – danych okresowych, dających szansę dokonywania porównań oraz stanowiących narzędzie w rozmowach z politykami.

Ostatnią część konferencji otworzył Mark Krawczynski (Rotary International) z prezentacją WHERE TO MEET & WHY???, przestawiając swoje doświadczenia i pokazując, jak znakomitym miejscem na organizację wydarzeń biznesowych jest Polska, w porównaniu chociażby do Australii. Następnie, razem z przedstawicielami miejskich convention bureaux i Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, dyskutował o sposobach finansowania inwestycji w lokalne produkty turystyczne i branżę spotkań. Z założenia powinny to być środki na promocję, a nie inwestycje w infrastrukturę. Monika Białkowska (Dyrektor Warszawskiej Organizacji Turystycznej) zasugerowała, że wprowadzenie opłaty miejscowej byłoby dobrym rozwiązaniem, ponieważ pozyskano by w ten sposób nie tylko środki na rozwój, lecz także dodatkowe źródło statystyk. Powstaje jednak problem, jak je rozdzielać i czy konieczne jest stworzenie systemowego rozwiązania, czy każde miasto lub region powinno wypracować swój sposób finansowania. Sławomir Wróblewski (Sekretarz Generalny Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”) zaznaczył, że decyzja o rozdysponowaniu środków powinna leżeć jak najbliżej podmiotów, w których są one generowane. Z kolei Jan Mazurczak (Prezes Poznań Convention Bureau) optował za wypracowaniem wspólnego rozwiązania i dobrowolnością jego przyjęcia w poszczególnych miastach. Podczas dyskusji stwierdzono, że prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem byłoby oddanie zebranych środków do dyspozycji lokalnym organizacjom turystycznym, działającym jako stowarzyszenia, ponieważ łączą lokalną branżę z samorządem.

Podsumowując całą konferencję można stwierdzić, że choć przedstawiciele szeroko rozumianej branży spotkań mówią różnymi głosami, to mają te same potrzeby: wiarygodnych i porównywalnych danych statystycznych oraz wypracowania spójnego wizerunku Polski, jako konkurencyjnego miejsca na organizację międzynarodowych wydarzeń biznesowych.

fot. Natalia Piechota
fot. Poland Meetings Impact – Krzysztof Celuch