Piotr Zmyślony, Piotr Szmatuła | Raport powstały na zlecenie Warsaw Convention Bureau

Długookresową pozycję konkurencyjną miasta na międzynarodowym rynku spotkań i wydarzeń kształtują cztery czynniki: potencjał ogólnogospodarczy, dostępność komunikacyjna, potencjał obsługowy branży spotkań i hotelarskiej oraz atrakcyjność turystyczna. Wśród wszystkich polskich miast Warszawa przoduje w tym wyścigu.

W opracowaniach sygnowanych przez wiodące i uznane instytuty badawcze oraz zespoły eksperckie zajmujące się problematyką rozwoju miast, uznaje się Warszawę za jedyny ośrodek w Polsce o statusie międzynarodowym, mającym wpływ na gospodarkę światową oraz za węzeł w ponadnarodowej sieci miast. W wymiarze regionalnym można wyróżnić jej dwóch głównych konkurentów: Pragę oraz Budapeszt. Te trzy miasta wymieniają się pozycjami w poszczególnych rankingach i raportach (inne ośrodki z Europy Środkowo‐Wschodniej lub inne polskie miasta pojawiają się w nich okazjonalnie lub na o wiele dalszych miejscach). Analiza rankingów dowodzi, że benchmarkiem rozwojowym w zakresie rynku spotkań może być dla Warszawy Berlin, z którym stolica Polski w niektórych zakresach (jak np. liczba zarządów międzynarodowych firm świadczących usługi biznesowe dla firm) z powodzeniem konkuruje.

Warszawa jest liderem rozwoju społeczno‐gospodarczego w Polsce, co potwierdzają wysokie wskaźniki potencjałów rozwojowych zidentyfikowane w raporcie PwC. Ponadto, według rankingu Global Destination Cities Index 2015 Warszawa znajduje się w grupie dziesięciu miast o najszybszej stopie wzrostu w zakresie liczby odwiedzających z zagranicy w ostatnich 5 latach (2009‐2015). W Warszawie udzielono w 2014 roku najwięcej noclegów (4,82 milionów), ponadto gościła ona delegatów 59 międzynarodowych spotkań międzynarodowych stowarzyszeń uwzględnianych w rankingu International Congress & Convention Associations (ICCA) oraz 35 międzynarodowych spotkań uwzględnianych w statystykach Union of International Association (UIA). W obu przypadkach udział rynkowy Warszawy w międzynarodowych spotkaniach organizowanych w całej Polsce wyniósł aż 41%. Warszawę cechuje najwyższy poziom dostępności komunikacyjnej. Liczba bezpośrednich połączeń lotniczych w 2014 roku była wyższa aż o 70% od drugiego pod tym względem Krakowa oraz ponad dwa razy wyższa od połączeń realizowanych w Gdańsku.

W Warszawie zlokalizowanych jest minimum 220 obiektów do obsługi spotkań i wydarzeń, działa w niej nie tylko największa liczba firm świadczących różnego rodzaju usługi dla branży spotkań, ale również 31 agencji reklamowych zrzeszonych w ramach Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR. Aż 62 ambasadorów kongresów polskich (31% wszystkich nominowanych) reprezentuje warszawskie uczelnie i instytuty badawcze.

Przedmiotem analizy zaprezentowanej w drugiej części raportu są spotkania i wydarzenia biznesowe, naukowe, polityczne, społeczne itp. organizowane na terenie Warszawy, zarówno krajowe, jak i międzynarodowe. Prezentowane w raporcie wyniki badań dotyczą roku 2015 i są oparte o dane na temat 13,3 tys. spotkań i wydarzeń, z których dla 12,5 tys. możliwe było zebranie bardzo szczegółowych informacji z wykorzystaniem systemu Demand Outlook. Według szacunków Warsaw Convention Bureau łączna liczba wszystkich wydarzeń organizowanych każdego roku w Warszawie sięga 25 tysięcy.

Liczba wydarzeń i spotkań cechuje się silną sezonowością: najwięcej odbyło się ich w takich miesiącach jak październik oraz listopad (odpowiednio 14,9% i 14,6% łącznej ich liczby), z kolei w miesiącach letnich ma miejsce wyraźny spadek tej liczby. Średnia liczba uczestników tych wydarzeń wyniosła 83 osoby. 72,5% wydarzeń to wydarzenia jednodniowe, a przeciętna długość wydarzenia wyniosła 1,4 dnia. Największa część łącznej wynajętej powierzchni na wydarzenia przypada w badanym okresie na dni robocze w środku tygodnia: środę i czwartek (odpowiednio 18,4% i 18,6%).

—

Four drivers shape a city’s long-term competitive status in this international market: overall economic potential, connectivity, meetings infrastructure, and tourist attractiveness. Despite the fact that the competition of other cities is becoming stronger, Warsaw plays the leading role in this race.

As the only one urban centre in Poland, it is regarded by the leading and most influential international research institutes and think tanks as a city with an international status impacted by the world economy and a node in a global transnational city network. However, Warsaw has two main rivals in this competition: Prague and Budapest. These three cities change positions among themselves in respective rankings (other Central and Eastern Europe or Polish cities appear in them occasionally and ranked lower in hierarchy). It also becomes clear that Berlin could be treat as a benchmark on the international meetings market as Warsaw is able to compete with that city concerning some aspects (e.g. the number of transnational business services companies’ headquarters).

Warsaw is a leader of social and economic development in Poland. It is confirmed by high levels of development potentials identified by PwC. Moreover, Warsaw plays the leading role in the domestic tourist market and has a solid position in the international tourist market. According to Mastercard’s Global Destination Cities Index Warsaw is one of ten Europe’s Fastest Growing Destination Cities by International Overnight Visitors (2009 – 2015). The highest number of bed nights was recorded here in 2014 (4.85 m.). Warsaw hosted also delegates of 59 international associations’ international meetings recorded by the International Congress & Convention Associations (ICCA) and 35 international meetings ranked by the Union of International Association (UIA). In both cases Warsaw’s market share of international meetings held in Poland is exactly 41%. Warsaw is the best connected city in Poland. The number of direct connections is 70% higher than in Kraków and more than twice as high as in Gdańsk.

There are at least 220 conference and meetings venues in Warsaw, there are 31 agencies affiliated with Marketing Communication Association of Advertising Agencies Association in Poland. Since 1998 sixty two ambassadors representing Warsaw’s universities and research institutions have been nominated under Polish Congress Ambassadors Programme (31% of total number).

The subject of the analysis presented in the second part are business, scientific, political, social and other meetings and events organised in Warsaw, both domestic and international. The results presented in this report refer to the year 2015 and are based on the data on the 13.3 thousand meetings and events, including 12.5 thousand events with detailed information gathered with the use of Demand Outlook system.

The number of events and meetings is characterised by strong seasonality: the most of them took place in October and November (accordingly 14.9% and 14.6% of the total number) and, on the other hand, a significant decrease in the number can be observed during summer months. An average number of participants in these events amounted 83. 72.5% of events were 1-day events and the average duration of event amounted 1.4 days. The largest part of total space rented for events falls into working days in the middle of the week: Wednesdays and Thursdays (accordingly 18.4% and 18.6%).

The vast majority of events and meetings (88.4%) were organized at the request of companies. Most represented were events dedicated to medicine, pharmacy and healthcare (14.7%) and education (13%), as well as IT, telecommunication & online services (8.4%), travel and leisure (6%) and finance (5,3%). At the same time 75% of events were of corporate nature and it’s a dominant segment in Warsaw.

Zmyślony P., Szmatuła P. (2016). Raport Przemysł spotkań w Warszawie 2015 / Warsaw Meetings Industry Report, Warsaw Convention Bureau, Warszawa.